وهو عبارة برنامج يقوم بتنظيم وتسجيل المعاملات لعمليات الصادر والوارد بشكل الكتروني مائة بالمائة مع امكانية اضافة المرفقات للمعاملة
• مميزات النظام:
1- معمول به بالغرفة التجارية بينبع منذ العام 1438هـ
2- لا يمكن تجاوز الارسال من الموظفين إلا لمن هم بقائمة الارسال للموظف (أي حسب التسلسل الاداري)
3- محمي من نسخ الشاشة وتصدير الملفات إلا لأصحاب الصلاحية.
4- يحتوي على نظام مواعيد ومهام مربوط برسائل نصية (يتم ربطه عن طريق مزود الرسائل الخاص بكم ) يتم إرسالها عن طريق مدراء الإدارات او العلاقات لتذكير رئيس مجلس الإدارة او مدراء الإدارة بالمواعيد الهامة.
5- يقبل اغلب المرفقات الهامة PDF وورد و بوربوينت وإكسل ويمكن برمجة إضافة مرفقات أخرى.
6- تقارير للمعاملات التي لم يتم الرد عليها.
7- تفويض للحساب حسب فترة معينة بحيث يمكن لمدير النظام عمل تفويض لمن ينوب عن المدراء بالرد على المعاملات أو مدير الإدارة خلال فترة معينة.
8- إمكانية عمل صادر داخلي كملف وورد يحتوي على توقيع الموظف أو إرفاق ملف PDF او صورة الخطاب عن طريق الماسح أو إضافتها على المعاملة أو كتابة كنص عادي .
9- إمكانية ربطه بالبريد الالكتروني بحيث يمكن سحب بيانات البريد بالمرفقات
10- يوجد شاشة لعمل ارشفة لوثائق معينة.
11- قابل للربط بنظام الحسابات لعرض الموازنة التقديرية للإدارة بشكل ورقي او بياني في حال نظامكم المحاسبي يقبل بتبادل البيانات .
12- قائمة خاصة للمعاملات التي تحتاج متابعة (معاملة غير مكتملة).
13- شاشة لحفظ جهات الاتصال الخاصة بالموظف.
14- طباعة ملصقات باركود للصادر الخارجي مقاس 4×6.
15- ارسال رسائل نصية.
16- يتم العمل حاليا على برمجة للبصمة على المعاملات المالية بحيث لا تكون المعاملة معمدة إلا بعد التوثيق عن طريق البصمة من قبل المدراء المعنيين .
17- يتم العمل حاليا على عمل بريد صادر ووارد سري بحيث لا يمكن الاطلاع عليه إلا لأصحاب الصلاحية.
18- إمكانية برمجة ردود سريعة لتسهيل الرد على المعاملات بدون كتابة (إختصارات ردود على المعاملات)
19- نسخ احتياطي على السحابة.
20- تشفير قاعدة البيانات.
21- المسح الضوئي من الماسحات الضوئية المحتوية على ADF (وحدة التغذية التلقائية).
22- إمكانية إضافة مستندات لنماذج عامة على النظام بحيث يمكن الوصول إليها عن طرق الموظفين.
23- شاشة لمواعيد حجز القاعات مع التقارير الخاصة بها.
ملاحظات:
1- نسخ احتياطي مع الرفع بالإنترنت لقاعدة البيانات خارج المنشأة داخليا يوميا وعلى السحابة بحدود كل أسبوع أو أسبوعين لأول سنة مجانا وبعد ذلك في حالة الاشتراك بالدعم الفني كما يمكن ربطها على حسابكم بجوجل درايف او دروب بوكس في حال الاشتراك به من مزود الخدمة علما بانه يتم حماية النسخ الاحتياطية لضمان الحماية .
2- إمكانية الربط والدخول على النظام عن بعد أول سنة مجانا أو عند توفر ربط عن طريق مزود الانترنت (مجانا) .
1- قاعدة البيانات التي ستستخدم MS SQL Server .
2- دعم فني مجاني لأول سنة وبعدها يكون سعر الدعم الفني الاختياري في حالة طلب الاشتراك به بنسبة معينة يتم الاتفاق عليها وتكون من قيمة العقد تدفع سنوي ويشمل ما يلي :
1- تركيب تحديثات وتطويرات مستقبلية للنظام بحيث يكون لديك أخر إصدار.
2- المساحة الخاصة بالنسخ الإحتياطي الإلكتروني على الانترنت لقاعدة البيانات.
3-صيانة لقاعدة البيانات والسيرفر في حالة تعطلها (عن بعد).
4- إشتراك الربط عن بعد بحيث يمكن الدخول للبرنامج من خارج المنشأة في حال عدم توفر خدمة ربط لديكم.
3- يفضل التركيب على سيرفر مستقل ونسخة أصلية من أنظمة التشغيل ومحرك قاعدة بيانات SQL Server لإعداد قاعدة البيانات عليها.
4- يجب توفير انترنت يرتبط بالأجهزة للدعم الفني والجهاز الرئيسي للنسخ الاحتياطي .
5- النظام قيد التطوير ويتم خلال كل فترة الإضافة عليه وتحديثه .
